Wer den ganzen Tag in Meetings feststeckt, die einen von der eigentlichen Arbeit abhalten, verspürt auf lange Sicht vor allem eines: Frust. In vielen Unternehmen wird in Sachen Meetings dennoch an schlechten Routinen festgehalten. Einfach, weil «wir das doch schon immer so gemacht haben». Wie kommen Teams aus dieser Falle wieder raus?

«Leider gibt es nicht das Patentrezept, wie man schlechte Meetingroutinen verändern kann», sagt Teresa Stockmeyer, Trainerin und Beraterin für Teamentwicklung. Es gebe jedoch viele kleine Stellschrauben, an denen man drehen kann - wenn man denn möchte. Voraussetzung sei, dass das wenigstens von einigen Meeting-Teilnehmerinnen und -teilnehmer gewünscht ist. Wollen Teams aus bestehenden Meetingstrukturen ausbrechen, können Stockmeyer zufolge verschiedene Maßnahmen helfen.

1. Strukturen anpassen

Dazu gehört es, Ziel und Agenda eines Meetings vorab festzulegen und zu teilen. Die Teilnehmerzahl sollte beschränkt sein, ein Moderator oder eine Moderatorin durch das Meeting leiten. Wer für die Moderation zuständig ist, achtet idealerweise auch darauf, dass die vorgegebene Meeting-Zeit nicht überschritten wird. Zudem kann es sich lohnen, Meetings aufzuzeichnen. «So kann jeder informiert bleiben, ohne teilnehmen zu müssen», sagt Stockmeyer.

2. Aktive Rolle einnehmen

Wer von unnötigen Meetings genervt ist, sollte Mut aufbringen, das Thema anzugehen. Teresa Stockmeyer rät, Meetings, die sich unproduktiv und sinnlos anfühlen, nicht einfach auszuhalten. Besser: aktiv infrage stellen und Feedback einholen, ob es den anderen auch so geht wie einem selbst.

Zu einer aktiven Rolle gehört auch: Vor Meetings nachfragen, welcher Beitrag oder welche Expertise erwartet wird. Teams können gemeinsam daran arbeiten, sichtbar zu machen, welchen Zweck ein Meeting aktuell erfüllt und eine Übereinkunft treffen, ob dieser Zweck weiterhin erfüllt wird oder werden soll.

3. Regelmäßiges Feedback einholen

Nach jedem Meeting sollte Teresa Stockmeyer zufolge eine schnelle Bewertung erfolgen, um zu lernen, was gut funktioniert und was verbessert werden kann.

4. «Kill all Meetings»-Experiment

Wer radikaler vorgehen möchte, kann für ein bis zwei Wochen das Experiment «Kill all meetings» starten. Dazu den eigenen Kalender und gegebenenfalls auch den Teamkalender «gnadenlos leer räumen», rät Stockmeyer. So merke man schnell, an welchen Stellen Austausch fehlt und wo er nicht erforderlich ist.

Was ebenfalls hilft, unnötige Meetings zu reduzieren - sich in einem Gedankenexperiment verschiedene Ausgangsfragen stellen: «Welche Meetings oder Zusammenfassungen würde ich benötigen, wenn ich aus einem dreiwöchigen Urlaub an meinen Arbeitsplatz zurückkehre?» oder: «Auf welche Meeting-Teilnahmen und -zusammenfassungen kann ich drei Wochen verzichten und bin auch nach meiner Abwesenheit noch arbeitsfähig?»

Falsche Ziele: Warum wir an sinnlosen Meetings festhalten

Gründe, warum wir an unnötigen Meetings festhalten, gibt es indes viele. Laut Teamberaterin Teresa Stockmeyer hängt das häufig mit verdeckten, teils unbewussten Zielen von Meetings zusammen. So kann es sein, dass Meetings insgeheim dem sozialen Austausch oder auch der Statuspräsentation und Selbstdarstellung dienen, anstatt geschäftliche Dinge zu thematisieren.

Vielleicht halten Teams auch ohne echten Grund an gemeinsamen Terminen fest, weil sie vermeintlich Struktur in den Arbeitstag bringen, Zugehörigkeit und Motivation stärken. Oft tritt dann aber das Gegenteil des gewünschten Effekts ein. Statt Arbeitstage zu strukturieren, werden sie durch ständige Meetings fragmentiert - «besonders wenn Meetings schlecht getimt sind oder zu häufig stattfinden», so Stockmeyer.

Und statt sich zugehörig zu fühlen, kann bei Mitarbeitenden das Gefühl entstehen, ständig in Meetings sein zu müssen. Insbesondere dann, wenn Personen eingeladen werden, die wenig zum tatsächlichen Thema beitragen können - nur um dem Bedürfnis gerecht zu werden, «jeden und alle in Meetings einzubeziehen oder niemanden auszuschließen».