Es gibt wohl kaum ein befriedigenderes Gefühl am Ende eines Arbeitstages, als den letzten Punkt auf der To-do-Liste abzuhaken. To-do-Listen sind ein bewährtes Mittel, um die Produktivität zu steigern und sicherzustellen, dass nichts übersehen wird. Henryk Lüderitz, Management-Trainer und Führungskräftecoach, gibt in einem Beitrag auf Xing Tipps, mit der sich jede To-do-Liste verbessern lässt. 

1. Aufgaben streichen

Wer besonders viele Punkte auf der wöchentlichen Liste hat, sollte versuchen, mindestens zwei bis drei Aufgaben wieder zu streichen. Am besten solche, die auf eine andere Woche verschoben werden können. Klingt sinnlos? Lüderitz zufolge hilft das Vorgehen, den eigenen Kopf auszutricksen. Das Gefühl, bereits weniger Aufgaben auf dem Zettel zu haben, motiviert zur Weiterarbeit.

2. Aufgaben analysieren und kategorisieren

Um die Tage und Wochen effizienter einteilen zu können, kann man die To-dos in drei Kategorien einteilen: Kreative Arbeit, die zum Beispiel das Finden von Lösungen beinhaltet, Konzentrationsarbeit, wie etwa das Erstellen von Kalkulationen oder Angeboten, und Kommunikationsaufgaben, wie die Teilnahme an Meetings. 

Durch diese Kategorisierung kann man die Aufgaben besser priorisieren und planen, wann welche Kategorie am produktivsten abgearbeitet werden kann. Lüderitz rät zum Beispiel, sich montags 30 Minuten Zeit für Konzentrationsarbeiten zu nehmen. Zum Wochenstart sei der Kopf noch frisch, die fordernden Aufgaben fallen leichter.

3. Fokusarbeitszeiten einplanen

Es kann helfen, bewusst Zeiträume einzuplanen, in denen man sich ausschließlich auf die Abarbeitung der To-do-Liste fokussiert. Lüderitz empfiehlt, wöchentlich etwa 1,5 Stunden Fokuszeit zu reservieren, während der etwa die Bürotür geschlossen bleibt und man sich ungestört auf die priorisierten Aufgaben fokussiert.